Kể từ ngày 01/7/2025, nhiều văn bản pháp luật mới sẽ có hiệu lực thi hành và đặc biệt có ảnh hưởng trực tiếp đối với hộ kinh doanh cá thể. Chính vì vậy, nhiều chủ hộ kinh doanh đã và đang có dự định chuyển đổi thành doanh nghiệp. Vậy, hồ sơ thủ tục khi chuyển đổi như thế nào bài viết dưới đây sẽ làm rõ.
1. Hộ kinh doanh là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có quy định: Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ.
Chủ hộ kinh doanh là một trong các đối tượng sau:
- Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh;
- Người được các thành viên hộ gia đình ủy quyền làm đại diện hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh.
2. Thẩm quyền giải quyết đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp
Khi chủ hộ kinh doanh có nhu cầu đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp thì cơ quan có thẩm quyền giải quyết là Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính. (Căn cứ Khoản 1 Điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp).
Như vậy, khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi doanh nghiệp dự định đặt làm trụ sở chính để làm hồ sơ chuyển đổi theo quy định pháp luật.
3. Trình tự, thủ tục đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
3.1. Hồ sơ đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Tùy thuộc vào nhu cầu của chủ hộ kinh doanh muốn chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp nào mà hồ sơ đăng ký sẽ khác nhau. Các loại hình doanh nghiệp mà hộ kinh doanh có thể chuyẻn đổi thành như sau:
+ Doanh nghiệp tư nhân;
+ Công ty Hợp danh;
+ Công ty Cổ phần;
+ Công ty trách nhiệm hữu hạn;
Hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành Doanh nghiệp tư nhân bao gồm:
+ Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-1);
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân;
+ Văn bản ủy quyền (nếu có);
+ Bản sao giấy tờ pháp lý người được ủy quyền (nếu có);
Lưu ý: Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân. Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh, thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
Hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành Công ty TNHH một thành viên gồm:
+ Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-2);
+ Điều lệ Công ty;
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu công ty;
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật;
+ Văn bản ủy quyền (nếu có);
+ Bản sao giấy tờ pháp lý người được ủy quyền (nếu có);
Hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành Công ty TNHH hai thành viên trở lên bao gồm:
+ Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-3);
+ Điều lệ Công ty;
+ Danh sách thành viên Công ty (Phụ lục I-6);
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật;
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên trong công ty;
+ Văn bản ủy quyền (nếu có);
+ Bản sao giấy tờ pháp lý người được ủy quyền (nếu có);
Hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành Công ty Cổ phần bao gồm:
+ Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-4);
+ Điều lệ Công ty;
+ Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài. Danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với cổ đông nước ngoài là tổ chức (Phụ lục I-7, Phụ lục I-8 và Phụ lục I-10);
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật;
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của các cổ đông trong công ty;
+ Văn bản ủy quyền (nếu có);
+ Bản sao giấy tờ pháp lý người được ủy quyền (nếu có);
Hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành Công ty Hợp danh bao gồm:
+ Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-5);
+ Điều lệ Công ty;
+ Danh sách thành viên (Phụ lục I-9). Danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với cổ đông nước ngoài là tổ chức (Phụ lục I-10);
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật;
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của các cổ đông trong công ty;
+ Văn bản ủy quyền (nếu có);
+ Bản sao giấy tờ pháp lý người được ủy quyền (nếu có);
Như vậy, hộ kinh doanh muốn chuyển đổi thành doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những hồ sơ, giấy tờ nêu trên đối với loại hình doanh nghiệp muốn chuyển đổi. Lưu ý, trường hợp doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh có nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư thì hồ sơ phải có văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
3.2. Trình tự đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Chủ hộ kinh doanh chuẩn bị đầy đủ những hồ sơ giấy tờ nêu tại mục 3.1 tương ứng với loại hình doanh nghiệp muốn chuyển đổi.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền tiến hành nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi qua tài khoản đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy chứng nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.
Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Sau khi hồ sơ đã được nộp, chuyên viên Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ đăng ký chuyển đổi. Trong thời hạn 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, chuyên viên giải quyết hồ sơ sẽ ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung và thời hạn sửa đổi, bổ sung. Nếu hết thời hạn mà người nộp hồ sơ không sửa đổi, bổ sung thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả hồ sơ.
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
Bước 4: Những việc chủ hộ kinh doanh cần làm khi chuyển đổi thành Doanh nghiệp
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Công ty cần thực hiện các công việc như sau để Công ty hoạt động đúng quy định pháp luật:
+ Khắc dấu doanh nghiệp, Chữ ký số Công ty (bao gồm dấu pháp nhân, dấu chức danh nếu cần);
+ Mở tài khoản ngân hàng cho Công ty;
+ Đăng ký thuế và kê khai thuế ban đầu;
+ Đăng ký nộp thuế điện tử;
+ Mua, phát hành hóa đơn điện tử;
+ Đăng ký mã đơn vị để kê khai bảo hiểm xã hội cho người lao động;
