Mục lục [Ẩn]
Trong thời đại số hóa và chuyển đổi số mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp sẽ chuyển sang sử dụng hợp đồng lao động điện tử nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Tuy nhiên, để đảm bảo hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý và tuân thủ đúng quy định, cần hiểu rõ các quy định mới nhất năm 2025.
Vậy hợp đồng lao động điện tử là gì? Có được pháp luật công nhận không? Điều kiện nào để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
Tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định hình thức của hợp đồng lao động như sau: “Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.”
Như vậy, Hợp đồng lao động điện tử là hình thức giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử như email, phần mềm ký số, ứng dụng quản lý nhân sự ..... có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về pháp luật.
2. Những nội dung trong hợp đồng lao động điện tử
Khi giao kết hợp đồng lao động điện tử cần phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu như sau:
+ Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;
+ Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;
+ Công việc và địa điểm làm việc;
+ Thời hạn của hợp đồng lao động;
+ Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
+ Chế độ nâng bậc, nâng lương;
+ Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
+ Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;
+ Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.
Khi giao kết hợp đồng lao động dù là hợp đồng lao động điện tử hay hợp đồng bằng văn bản đều phải có đầy đủ các nội dung nêu trên. Khi đó hợp đồng lao động mới xem là hợp lệ và hợp pháp. Trường hợp muốn sửa đổi bổ sung hợp đồng lao động thì các bên có thể ký kết phụ lục hợp đồng. Phụ lục hợp đồng lao động là bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động.
3. Một số lưu ý khi giao kết hợp đồng lao động điện tử
Chữ ký điện tử – điều kiện bắt buộc
+ Người sử dụng lao động và người lao động phải có chữ ký điện tử hợp lệ.
+ Chữ ký số phải được cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép.
+ Không chấp nhận hợp đồng điện tử nếu không có xác nhận định danh rõ ràng của các bên.
+ Trong hợp đồng phải thể hiện rõ sự đồng thuận của hai bên khi ký kết hợp đồng.
Lưu trữ và xuất trình hợp đồng lao động điện tử khi có tranh chấp:
+ Hợp đồng lao động điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống có tính bảo mật cao.
+ Khi có tranh chấp, hợp đồng điện tử phải:
* Đảm bảo truy xuất nguồn gốc, thời điểm ký
* Đủ tính xác thực và toàn vẹn
* Có thể được in ra hoặc xuất trình dữ liệu để đối chiếu
Không bắt buộc phải in ra bản giấy: Miễn sao doanh nghiệp và người lao động có thể truy cập và xác minh thông tin đầy đủ khi cần thiết.
4. Vì sao một số doanh nghiệp lại lựa chọn giao kết hợp đồng lao động điện tử?
Một số lý do vì sao doanh nghiệp hiện nay nên lựa chọn việc giao kết hợp đồng lao động điện tử với người lao động:
+ Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không mất thời gian in ấn. Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy và vận hành hành chính nhanh chóng. Giao kết nhanh chóng dù các bên ở xa nhau.
+ Tăng tính linh hoạt và thuận lợi: Doanh nghiệp có thể ký hợp đồng ở bất cứ đâu, bất kỳ lúc nào, kể cả ngoài giờ hành chính. Hệ thống phần mềm ký số cho phép ký nhiều hợp đồng đồng loạt, phù hợp với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn.
+ Phù hợp với xu hướng làm việc từ xa: Nhiều doanh nghiệp có nhân viên làm việc online hoặc ở nước ngoài, nên việc ký điện tử là tối ưu. Đảm bảo quá trình tiếp nhận nhân sự mới diễn ra trơn tru mà không cần gặp mặt trực tiếp.
+ Tối ưu hóa quản lý nhân sự và lưu trữ hợp đồng: Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên hệ thống quản lý nhân sự, dễ dàng tìm kiếm, trích xuất, phân quyền truy cập. Không lo mất mát, hư hỏng hay lộ thông tin hoặc rủi ro từ lưu trữ vật lý. Khi có thanh tra lao động hoặc kiểm toán nội bộ, hợp đồng điện tử có thể xuất ra nhanh chóng, đầy đủ thông tin, chứng từ rõ ràng.
+ Thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại: Khẳng định hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại và công nghệ. Tạo ấn tượng tốt với ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Góp phần bảo vệ môi trường qua việc giảm sử dụng giấy
Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản lý nhân sự hiện đại. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả và đúng luật, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống quản lý điện tử hợp lệ, sử dụng chữ ký số đúng quy định và đảm bảo an toàn dữ liệu.
